Manager Vastgoed en Facilitair a.i. - Ingevuld

Rijswijk

11-09-2024

Organisatie

RIBW Fonteynenburg ondersteunt en begeleidt mensen met een psychische kwetsbaarheid om zelfstandig te wonen, leven en werken. In samenwerking met de cliënten wordt begeleiding in de thuissituatie en in beschermde woonvormen geboden in de regio Haaglanden. Fonteynenburg biedt bijzondere expertise aan cliënten met een psychische kwetsbaarheid al dan niet in combinatie met een verstandelijke beperking, doof- en slechthorendheid, verslaving en/of forensische problematiek.

De organisatie kent een eenhoofdige Raad van Bestuur en een MT bestaande uit twee regiomanagers, manager Servicebureau, concern controller en bestuurssecretaris. Er werken ruim 230 medewerkers en in totaal ontvangen +/-800 cliënten begeleiding vanuit Fonteynenburg. De omzet is zo’n 23 mio.

De functie van manager Servicebureau komt binnenkort vacant. Op het gebied van Vastgoed en Facilitair liggen een aantal uitdagingen waarvoor nu een interim oplossing wordt gezocht, met het streven om begin 2025 weer een vaste invulling manager Servicebureau te hebben die het gehele pakket onder zijn/haar hoede neemt. De overige onderdelen van het servicebureau worden tot die tijd waargenomen door verschillende MT leden.

Opdracht

Een goed functionerend bedrijfsbureau in een organisatie van deze omvang en in dit krachtenveld (sociale domein) is cruciaal en vraagt van mensen om zowel op strategisch als op operationeel niveau te kunnen functioneren. De behoefte aan ondersteuning vanuit de teams in het primair proces is groot en divers omdat zij willen inspelen op de lokale situatie, terwijl de (administratieve) wensen en eisen vanuit de verschillende opdrachtgevers ook veelal aan verandering onderhevig zijn en maatwerk vragen per opdrachtgever.

Fonteynenburg heeft 14 locaties, waarvan er 3 in eigen bezit zijn. De vraag is hoe de bedrijfsmatige ondersteuning op het gebied van Vastgoed en Facilitair binnen het huidige en toekomstige krachtenveld het beste vormgegeven kan worden. Idealiter voldoet het aan de volgende kenmerken: robuust, efficiënt, zo goedkoop mogelijk, wendbaar, van hoog niveau, en toegesneden op de (toekomstige) behoefte van de cliënt, medewerker en opdrachtgever.

Je opdracht is tweeledig:

1. Analyseren en adviseren:

• Voor Vastgoed en Facilitair nagaan wat de (toekomstige) vraag is en de huidige staat van dienstverlening tussen aanbieder en klant op diverse gebieden zoals schoonmaak, investeringen, meerjaren onderhoudsplannen, klein onderhoud, bestellingen, receptie en vastgoedprojecten, vooruitlopend op het mogelijk afsluiten van SLA’s;
• Adviseren hoe de benodigde expertise en capaciteit het beste wordt georganiseerd tegen de laagste kosten. Als basis voor je advies geldt het huidige beleid, tenzij aantoonbaar is dat wijzigingen noodzakelijk zijn;
• In je advies besteed je per alternatief aandacht aan zorgvuldig personeelsbeleid, de kwaliteitsnormen, flexibiliteit (bijstelling), controle, communicatie, (inregelings-)kosten en (beveiligings-)risico’s;
• Bij accordering van je advies ontwikkel je vervolgens een concreet plan van aanpak, waarin duidelijk wordt wat precies zal worden opgeleverd en hoe de huidige situatie ('ist') naar de gewenste situatie ('soll') kan worden gebracht;
• Vervolgens ga je de organisatieonderdelen Vastgoed en Facilitair (in)richten.

2. Going concern:

• Gedurende de opdracht ben je de manager van de adviseur Vastgoed en de 3 medewerkers Facilitair (2 receptionistes en 1 medewerker facilitair) van het bedrijfsbureau: structuur en duidelijkheid brengen, een luisterend oor, empathisch vermogen en heldere communicatie zijn belangrijk. Samen houd je de going concern draaiende gedurende je opdracht;
• Je bent aanspreekbaar op je handelen en je spreekt ook anderen op hun handelen aan en zorgt dat de verwachtingen duidelijk zijn, dat er voortvarend keuzes worden gemaakt en dat er beheerst risico’s worden genomen;
• Je overziet de aanstaande verhuizing van het kantoor in Rijswijk en leidt deze met je team in goede banen;
• Je bereidt in deze rol de komst van de vaste Manager Bedrijfsbureau voor.

Wie wij zoeken

Je bent een ervaren interim-manager en adviseur op het gebied van Vastgoed en Facilitair in de zorg (bij voorkeur met ervaring in het sociaal domein). Met diepgaande kennis van facilitair en vastgoed en bijbehorende organisatievraagstukken. Je bent bewezen succesvol in het brengen van structuur en duidelijkheid en je hanteert daarbij een heldere en open communicatie.

Je beschikt over ervaring met advies- en verandertrajecten en hebt daarbij een bereik van hands-on (dagelijkse operationele taken) tot het richten van de organisatie (strategische vraagstukken).

Voor deze opdracht is van belang dat je met een open houding start en maatwerk levert: dat wil zeggen dat je de zorg- en dienstverlening, de mensen en de organisatie en haar context eerst goed leert kennen en van daaruit je advies uitbrengt. Je bent een goede verbinder en netwerker die vanuit verschillende invalshoeken naar een vraagstuk kan kijken en na een grondige analyse met een gewogen advies komt. Je bent daarnaast goed in staat om hoofd- van bijzaken te onderscheiden en prioriteiten aan te brengen in een veeleisende omgeving waarin je het niet snel voor iedereen goed doet.

Ons aanbod voor de beste kandidaat

Je komt te werken in een organisatie met een belangrijke maatschappelijke opgave, met bevlogen en kundige collega’s. Je krijgt een heldere opdracht met korte lijnen naar je opdrachtgever, de bestuurder. Je krijgt veel ruimte voor jouw expertise en advies. Je neemt niet standaard deel aan het MT, waarmee je je goed op de opdracht kunt richten en de focus blijft op Vastgoed en Facilitair.

Het betreft een opdracht voor 24 uur per week. De start is zo snel mogelijk; de verwachte looptijd is tot begin 2025.

Reactie & informatie

VOOR is gevraagd om de werving en voorselectie voor deze interim opdracht uit te voeren. De verantwoordelijke partner hiervoor is Philip Backx.

Wanneer je geïnteresseerd bent in deze opdracht, ontvang ik graag zsm je motivatie, beschikbaarheid, een indicatie van je tarief en een actueel CV via onderstaand formulier.

Voordat ik kandidaten uitnodig voor een persoonlijk selectiegesprek (live) maak ik graag eerst kennis via videobellen. De selectiegesprekken bij de opdrachtgever zijn op maandag 23 september a.s., begin van de middag, Rijswijk.

Een referentenonderzoek maakt onderdeel uit van de procedure. Als voorwaarde voor opdrachtverlening dien je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen. De opdrachtgever draagt de kosten van de aanvraag.