Manager Services - Ingevuld

Rijswijk

02-11-2021

Organisatie

Niet iedere jongere staat even stevig in zijn schoenen. Het is soms knap lastig om problemen zelfstandig op te lossen. De medewerkers van Jeugdformaat begeleiden en ondersteunen gezinnen en jongeren die er op eigen kracht niet uitkomen. Jeugdformaat heeft als doel om de kansen en mogelijkheden van kinderen en hun gezinnen te vergroten. De organisatie bestaat bijna 19 jaar en heeft een uitstekende reputatie in de regio Haaglanden. Jaarlijks levert Jeugdformaat jeugd- en opvoedhulp op maat aan 10.000 jongeren en hun ouders. Met meer dan 1000 gepassioneerde professionals, vrijwilligers en 1000 pleeggezinnen. Met behulp van bijna 40 gezinshuizen, logeerhuizen, ambulante gezinsondersteuning, daghulp, pleegzorg en gespecialiseerde begeleiding op school en kinderopvang.

De complexiteit en diversiteit aan hulpvragen neemt toe. Dat vraagt om toegankelijkheid, hoogwaardige kwaliteit en flexibiliteit van zorg. In 2019 en 2020 is ingezet op een transitie naar integraal management en zelfsturing binnen de zorg. De hulpverleners van Jeugdformaat zijn hardwerkende en betrokken professionals die optimale faciliteiten en ondersteuning nodig hebben om hun werk goed uit te kunnen voeren. Deze ondersteuning wordt geleverd vanuit bedrijfsvoering. Nu is het moment aangebroken om de bedrijfsvoering optimaal aan te laten sluiten op de behoefte van de jeugdhulpverleners. De visie op bedrijfsvoering is dit jaar verder doorontwikkeld onder leiding van de directeur Bedrijfsvoering met integraliteit en wendbaarheid als uitgangspunt. Dit heeft gevolgen voor de organisatie van bedrijfsvoering: van staf- naar procesgericht, met nieuwe managementfuncties en vacatures als resultaat.

Functie

Ser·vice (de; m; meervoud: services): de zorg waarmee een bedrijf zijn klanten behandelt. Dit is de uitleg in de Dikke Van Dale en dit is in essentie ook waar het om draait voor de manager Services, een nieuwe spilfunctie binnen bedrijfsvoering. Het primaire proces dient met zorg te worden ondersteund: vriendelijk, klantgericht, helder en transparant. Geen ‘wij’ of ‘zij’ maar ‘samen’. Co creatie is de droom, samen werken aan structurele oplossingen in plaats van pleisters plakken. Verwachtingen managen, goede afspraken maken, een goede balans vinden tussen kosten en baten, continu verbeteren en denken in processen worden daarbij steeds belangrijker.

De manager Services is verantwoordelijk voor een team van zo’n 20 personen: serviceloket, personeelsadministratie, stage coördinatie, werving en selectie, huisvesting, facilitaire zaken, technische dienst, recepties en eerstelijns ICT. Het serviceloket is het contactcentrum voor de eerstelijns ondersteuning (telefonisch, fysiek en online). Vanuit het serviceloket worden veel verzoeken direct afgehandeld, sommige vragen worden doorgezet naar een specialist binnen of buiten het team Services. 

Aansturing en doorontwikkeling van servicemanagement is een belangrijk speerpunt voor de nieuwe manager Services. Hij voert de regie op de samenwerking met de zorg, stemt af welke diensten er worden geleverd en voert periodiek gesprekken met de zorg over de kwaliteit van de dienstverlening vanuit bedrijfsvoering. Daarnaast dienen de operationele en tactische processen van HR, facilitair, huisvesting en ICT geborgd te worden. De manager Services werkt binnen de bedrijfsvoering samen met de manager Financiën, de manager Informatiemanagement en de Concern Controller onder leiding van de directeur Bedrijfsvoering. Dit is een nieuw team, met alle kansen en uitdagingen die daarmee samenhangen. Er is een integraal management team (IMT) opgesteld waarin de managers Bedrijfsvoering participeren samen met de managers Zorg, dit organisatiebrede IMT wordt aangestuurd door de directeur Bedrijfsvoering en de directeur Zorg.

Wie wij zoeken

Jij hebt affiniteit met jeugdzorg. Je bent een nieuwsgierige teamspeler die gericht is op ontwikkeling en professionalisering van bedrijfsvoering. Je realiseert je dat een transitie naar meer procesgericht organiseren vraagt om een flexibele instelling en om maatwerk. Je werkt als team vanuit gelijkwaardigheid en op basis van inhoud samen, zowel met de managers bedrijfsvoering onderling als met de zorgmanagers. Je hebt veranderkundige ervaring, je hecht niet aan hiërarchie of positie en onderzoekt vraagstukken grondig alvorens tot een oordeel te komen. Je bent benaderbaar en begrijpt dat bedrijfsvoering altijd ten dienste moet staan van de zorg. Je vindt het een uitdaging om je medewerkers te stimuleren om zich verder te ontwikkelen als professional. Je bent constructief, ambitieus, flexibel en besluitvaardig. De aansturing van je medewerkers is gebaseerd op eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling waarbij vertrouwen leidend is. Communicatie vanuit bedrijfsvoering naar de directie en naar de medewerkers is wederkerig, open en transparant. Samen kunnen jullie bergen verzetten.

Als manager Services (academisch werk- en denkniveau) heb je een heldere visie op interne dienstverlening, servicemanagement en ondersteunende functies zoals facilitaire zaken, huisvesting, ICT, HR en projectmanagement binnen Jeugdformaat. Je weet wat er in de markt speelt en vertaalt dit naar een meerjarenvisie en toepassingen voor de dagelijkse zorgpraktijk. Je hebt ruime en relevante ervaring, bijvoorbeeld als manager interne dienstverlening of als manager servicedesk en beschikt over brede en actuele vakkennis. Je bent organisatiesensitief en werkt samen met je team aan het steeds verder op niveau brengen van de dienstverlening. Je bent inspirerend, hebt visie op je vak en bent in staat je team te coachen op het vergroten van hun oplossend vermogen en professionele autonomie. Je zorgt voor stabiliteit en implementatiekracht. Je vindt een goede balans tussen nieuwe dingen opstarten en bestaande plannen duurzaam implementeren. 

Je hebt zowel aandacht voor operationele dagelijkse vragen als een conceptuele toekomstvisie. Je weet aan te sluiten bij de kennis en ervaring van de zorg en deze te vertalen naar wensen en mogelijkheden voor het serviceloket, facilitaire zaken, huisvesting, ICT en HR. Je beschikt over sturend vermogen en je weet mensen mee te nemen op basis van inhoud en leiderschap. Je bent koersvast als het moet en flexibel als het kan.

Ons aanbod voor de beste kandidaat

Een nieuwe en uitdagende functie als manager Services bij een maatschappelijke organisatie die er toe doet. Het betreft een functie voor 32 tot 36 uur per week. Salaris (CAO Jeugdzorg) is in overeenstemming met de zwaarte van de functie. Aanvullende arbeidsvoorwaarden zijn: een vakantietoeslag van 8%, een eindejaarsuitkering van 8,3%, een pensioenregeling via PFZW, 200 verlofuren (bij 36 uur), een tegemoetkoming in de premie zorgverzekering van € 20,- bruto per maand, gedeeltelijke doorbetaling bij opname ouderschapsverlof, reiskostenvergoeding, fietsenplan en kortingen op verzekeringen.

Reactie & informatie

VOOR is gevraagd om de werving en selectie voor deze vacature uit te voeren. David Zeman is hiervoor verantwoordelijk. Heb je vragen? David is bereikbaar op: 06-46003160. Wanneer je geïnteresseerd bent in deze vacature, ontvangen we graag vóór 28 november 2021 je motivatie en een actueel CV via het reactieformulier op onze website. Bij voldoende geschikte kandidaten kunnen wij de reactietermijn eerder sluiten, reageer daarom snel!

Met de kandidaten die aansluiten op het profiel maken wij eerst kennis met behulp van videobellen. Een volgende stap is een uitgebreide persoonlijke kennismaking in de vorm van een verdiepend gesprek. VOOR volgt de richtlijnen van het RIVM.

De best passende kandidaten worden uitgenodigd voor sollicitatiegesprekken bij Jeugdformaat in Rijswijk in de week van 13 t/m 17 december 2021. Een referentenonderzoek en een ontwikkelassessment maken onderdeel uit van de procedure en een positieve verklaring omtrent het gedrag (VOG) is een voorwaarde voor aanstelling.